Księgowania na przełomie lat budżetowych w jednostkach finansów publicznych

Stan prawny: grudzień 2016r.

Publikacja opisuje unikatowe księgowania i wyjaśnienia dotyczące zdarzeń na przełomie 2016 i 2017 r. Książka będzie pomocna do zamknięcia ksiąg rachunkowych za 2016 r. (wycena należności wyrażonych w walutach obcych, odsetki, odpisy aktualizacyjne).

Z uwagi na roczny wymiar budżetu państwa, budżetów JST i planów finansowych jednostek sektora finansów publicznych koniec roku ma istotne zdarzenie dla wielu aspektów ich działalności. Oznacza wygaśnięcie wydatków objętych planem wydatków budżetu, konieczność rozliczenia się z posiadanych środków przez jednostki budżetowe, zamknięcie rachunków dochodów i wydatków budżetowych, utratę możliwości wydatkowania środków dotacyjnych. Obowiązujące przepisy określają reguły wyznaczające konsekwencje związane z zakończeniem roku budżetowego. Jednocześnie jednak z przełomem lat budżetowych wiążą się pewne szczególne instytucje prawne i operacje finansowe, których specyfikę określa właśnie ta sytuacja.

Z mocy przepisów rozporządzenia Rady Ministrów (budżet państwa) albo postanowień uchwały organu stanowiącego (budżet JST) cześć wydatków może zostać uznana za wydatki niewygasające, co oznacza, że będą one wykonywane w następnym roku budżetowy, co pociąga za sobą szczególne konsekwencje w zakresie ewidencji i sprawozdawczości. Odrębne zasady ewidencji i sprawozdawczości dotyczą także przychodów i kosztów JSFP objętych rozliczeniami międzyokresowymi na przełomie lat budżetowych. Istotne trudności sprawie często ewidencja wpływów otrzymanych przez budżet w danym roku budżetowym zaliczonych do dochodów roku kolejnego (np. część oświatowa subwencji ogólnej dla JST), jak również wpływów zrealizowanych w roku kolejnym, ale zaliczonych do dochodów budżetowych roku poprzedniego (np. udziały w podatkach za grudzień dla JST). Jeszcze większe nieporozumienia związane są z prawidłowym zidentyfikowaniem zwrotu do budżetu wydatków dotyczących poprzednich lat budżetowych (np. zwrot podatku VAT).

W przypadku jednostek budżetowych wątpliwości rodzi ewidencja faktur dotyczących zdarzeń gospodarczych dotyczących grudnia roku budżetowego, na podstawie dokumentów (faktur) otrzymanych już w roku następnym. W wielu wypadkach zaewidencjonowanie takich faktur w księgach grudnia skutkuje wykazaniem w sprawozdawczości budżetowej zobowiązań w kwocie wyższej niż plan wydatków, co rodzi obawy związane z odpowiedzialnością za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Zasadność tych obaw wyjaśnia przedmiotowa publikacja.

W dniu 31 grudnia powstaje także zobowiązanie wobec pracowników z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego, które wypłacone zostanie w roku kolejnym. Nie oznacza to jednak, że dopiero wówczas operacje związane z wypłatą „13” zostaną objęte ewidencją, nastąpi to bowiem już w roku powstania zobowiązania (czyli roku, za który wypłacane jest świadczenie).

Jednocześnie zakończenie roku to dla jednostek budżetowych także moment analizy ewidencji zaangażowania wydatków roku bieżącego w celu wyznaczenia tego zakresu, który zostanie przeniesiony na zaangażowanie roku kolejnego (zaangażowanie bez wykonanych wydatków).

Koniec roku dla jednostek budżetowych związany jest również z obowiązkiem rozliczenia pobranych dochodów i odprowadzenia ich do budżetu, z wyłączeniem dochodów gromadzonych na wydzielonym rachunku.

W przypadku udzielonych z budżetu dotacji konieczne jest ich rozliczenie, co w przypadku dotacji udzielonych na rok budżetowy następuje na dzień 31 grudnia. Prawidłowe rozliczenie dotacji wymaga dobrej znajomości reguł związanych z procesem rozliczania środków dotacyjnych.

Koniec roku to również konieczność dokonania przez JSFP wyceny składników majątkowych. Problem pojawia się w przypadku należności wyrażonych w walutach obcych (powstałe różnice kursowe) i powstania odsetek – które należy każdorazowo wyceniać nie później niż na koniec kwartału, według zasad obowiązujących na dzień bilansowy, czy też dokonywania odpisów aktualizujących.